¿Qué es un Lean Daily Management System?
By Ana Cruz • August 14, 2020
Artículo escrito por: Ron Pereira
Traducción y adaptación: Ana Cruz
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Si llevan tiempo practicando Lean, probablemente han escuchado de las Gemba Walks o caminatas al gemba, trabajo estándar para líderes y Obeya.
Como herramientas y conceptos individuales son muy poderosos, pero cuando los combinamos con otros componentes, se crea un sistema de gestión diaria lean o Daily Management System más completo.
En este artículo, proporcionaremos una descripción general sobre el Daily Management System, para obtener más información, pueden ver nuestro nuevo curso sobre este tema, el cuál incluye también cuestionarios, resúmenes en formato PDF y plantillas sobre DMS.
¿Qué es un sistema de gestión diaria Lean (DMS)?
Lean Daily Management es un sistema que nos permite saber a diario si estamos en el camino correcto o desviándonos de este para lograr nuestros objetivos, tomar medidas correctivas y verificar que las acciones y mejoras se mantienen.
Un sistema de gestión diaria lean permite comprobar tanto nuestros resultados como nuestros procesos.
En primer lugar, el sistema tiene como objetivo ayudarnos a servir a nuestros clientes haciendo nuestro mejor trabajo a diario. Como cualquier sistema de gestión, debe ayudarnos a lograr nuestros objetivos. Esto incluye el responder preguntas como:
- ¿Estamos ganando o perdiendo?
- ¿Qué acciones debemos tomar?
- ¿Estamos manteniendo las ganancias del pasado?
¿Cómo el sistema de gestión diaria ayuda a construir hábitos lean?
Más importante para largo plazo, el sistema de gestión diaria lean nos ayuda a desarrollar un conjunto de hábitos para que el pensamiento y las prácticas lean se conviertan en algo natural. Estos incluyen establecer estándares y hacer planes, hacer visible el estado real, ir a ver, verificar el plan frente a la realidad, comunicarse, crear alineación en toda la organización, resolver problemas, capacitar y desarrollar personas, etc.
Sin estos hábitos, a muchas organizaciones les resulta difícil mantener los beneficios de sus actividades de mejora. El desarrollo de estos hábitos nos ayuda a ofrecer resultados de manera sostenible utilizando métodos y herramientas de mejora continua. El sistema de gestión diaria lean nos da la estructura y la rutina para practicar mejorar cada día.
¿Cuáles son los componentes esenciales de un sistema de gestión diaria lean?
Este consta de cuatro rutinas esenciales, estas son: Process de Responsabilidad Diaria (Daily Accountability Process), Trabajo Estándar para Líderes, Gemba Walks y Confirmación del proceso.
Lo que estas actividades tiene en común es que se basan en el tiempo e involucran a todos en la organización. Nos ayudan a preguntar ¿cómo estamos, y qué puedo hacer para ayudar? El tiempo específico, el contenido, la secuencia de actividades y quién es responsable de cada uno varían.
El proceso de responsabilidad diaria (Daily Accountability Process) está diseñado para involucrar a las personas en todos los niveles para asegurarse de que tengan lo que necesitan para tener éxito en su trabajo y para pedir ayuda cuando sea necesario. El proceso de responsabilidad diaria puede incluir limpieza, revisión diaria del equipo, recordatorios de seguridad diarios, reuniones de inicio de turno, reuniones matutinas para todos, reuniones diarias del equipo y reuniones de responsabilidad por niveles.
Leader Standard Work es la rutina para que los líderes de todos los niveles verifiquen en sus equipos, el estado del progreso en el trabajo diario, confirmen que se estén siguiendo los estándares del proceso y encuentren oportunidades para entrenar y desarrollar a las personas.
Gemba Walks ofrece un proceso flexible pero estructurado para identificar oportunidades, desarrollar personas y aprender sobre la operación del día a día.
La confirmación del proceso (Process Confirmation) es un conjunto de auditorías de estándares de procesos que se incorporan tanto en verificaciones rutinarias como aleatorias.
¿Qué factores facilitan un Lean Daily Management System?
Hay siete factores esenciales para la creación de un Sistema de Gestión Diaria Lean, estos pueden considerarse requisitos previos que ayudan al funcionamiento del sistema. Incluyen el tamaño del equipo y el alcance del control para los líderes de equipo, KPI (indicadores clave de rendimiento), trabajo estándar, controles visuales, un sistema de escalamiento, competencia en la resolución práctica de problemas y entrenamiento.
El esfuerzo necesario para establecer estas rutinas y requisitos previos será diferente para cada organización. No necesitamos ser perfectos en todos ellos antes de comenzar con nuestro Lean Daily Management System. Sin embargo, ignorar la necesidad de uno o más de estos factores es una forma segura de debilitar o incluso sabotear nuestros esfuerzos.
Infografía DMS
Aquí hay una infografía que resume un sistema de gestión diaria. Pueden descargar la imagen y compartirla con otros, ya sea en redes sociales o por correo electrónico.