¡Vamos A Crear Un VSM Del Estado Actual!

.- Learning to See (Observar para crear Valor) Lean Enterprise Institute.

Matriz de Cantidad del producto

Hasta este momento hemos hablado de lo que es un Mapa de la Cadena de Valor y como identificar la Familia del Producto o Productos en los que nos enfocaremos en nuestro VSM. Para leer sobre estos temas simplemente de Clic en los enlaces a continuación.

• Revisión General del VSM
• Cómo Crear Una Matriz PQ/PR

Y en este tercer artículo hablaremos de cómo crear un Mapa de la Cadena de Valor del Estado Actual.

Mostrar las cosas tal y como son

La clave para crear un VSM del Estado Actual preciso es documentar lo que realmente observan nuestros ojos. No nos interesa como debería verse el proceso o la manera en que fue diseñado para funcionar. En lugar de eso, nuestro interés debe enfocarse en cómo dicho proceso está funcionando hoy. ¿Este proceso cambiará el día de mañana? estamos seguros que sí, pero no hay ningún problema con ello.

A trabajar con los Iconos

Aún recuerdo la primera vez que vi un Mapa de la Cadena de Valor, me preguntaba qué beneficios obtenía la gente de eso, veía todo un poco desordenado y además no sabía lo que significaban todas esas formas e iconos, en pocas palabras me sentía un poco intimidado con todo ello.

Afortunadamente tuve instructores increíbles y además hice algo de investigación por mi parte para poder vencer esos miedos. Por lo que lo que sin duda le ayudará a usted para no tener esos miedos (si es que no ha visto un VSM antes) es estudiar un poco y practicar, practicar y practicar. En realidad solo son unos cuanto iconos que siempre usará, y para el resto puede simplemente usar una hoja como guía.

¡Tiempo de crear el Mapa!

Ahora si, vamos a crear un Mapa del Estado Actual. Para ayudarlo a visualizar las cosas he creado un ejemplo ficticio de una fábrica que produce sandwiches de crema de cacahuate y mermelada llamados PB&J y la compañía se llama KB&R Inc., y para aquellos que se preguntan qué significa el nombre, pues son las iniciales de los nombres de tres de mis hijos.

Paso 1: Calcular el Takt Time

Y no avancen hasta que hayan realizado este paso. Si no se acuerda cómo calcular el Takt Time éste Material Gratuito lo ayudará.

En nuestro ejemplo tenemos una Demanda Diaria de 700 piezas con los detalles siguientes:

• Horas por turno: 8
• Minutos de descanso por turno: 30
• Turnos por día: 1
• Días por semana: 5

Les recomiendo practicar con estos datos, pero en caso de que quieran saber los resultados sin practicar la fórmula, el Takt Time es de 39 segundos por pieza. En otras palabras, necesitamos producir una pieza terminada de PB&J sandwich cada 39 segundos para poder satisfacer la Demanda del Cliente.

Paso 2: Prepárate con un lápiz y un borrador GRANDE

Los mejores Mapas de la Cadena de Valor tienen muchas marcas de borrador, por lo que le recomiendo no usar una luma cuando lo esta trazando.

Paso 3: Prepare un pedazo grande de papel

Una hoja de papel de 8.5"x11" no será suficiente, en lo personal me gusta usar una hoja tamaño 11"x7". Se que es un poco grande pero aún así es fácil de cargar y manipular.

Finalmente, a pesar de que usaré un software para diseñar mi VSM para este artículo, le recomiendo siempre comenzar a trazar en papel y con lápiz y cuando esté convencido de lo que ha dibujado entonces podrá usar algún software.

Paso 4: Recorra el proceso de el principio hacia el final

Recorra el proceso de una manera rápida junto con el equipo para poder entender de manera general el flujo. También es importante definir el punto de inicio y el final, no trate de abarcar mucho, recuerde que podremos comer un elefante completo si lo hacemos de mordida en mordida.

Paso 5: Escribir la información del Cliente / detalles

En la esquina superior derecha del papel dibuje una caja o rectángulo con linea superior en forma de cierra la cual representa nuestro Cliente. Además anotamos la Demanda mensual diaria, el Takt Time que calculamos en el paso uno.

Paso 6: Ir hasta el final

Ahora comenzamos en el último paso del proceso y comenzamos a trazar el mapa de atrás hacia adelante. No olviden su borrador ya que en esta parte sin duda lo necesitarán. Le recomiendo elegir un voluntario que escriba la información. Otro consejo es pedirle a cada integrante del equipo que dibujen un mapa individual para después poder compararlos todos y unir las ideas cuando vuelvan a reunirse. Un consejo más es dividir el equipo y que algunos realicen el mapa del inicio del proceso, otros de la parte de en medio y otros de el final. Existen muchas maneras de realizar esto, experimenten y descubran cuál es la mejor manera de trabajo para ustedes.

Paso 7: Primero enfocarse en el Flujo del Material

Debemos enfocarnos en el Flujo del Material primero (parte baja del mapa), esto incluye las cajas de procesos y cajas de datos. Referente a las cajas de datos, si no cuentan con toda la información precisa en el momento que están trazando el mapa, simplemente hagan su mejor esfuerzo. Siempre podrán modificar el mapa y agregar datos específicos y validos en cualquier momento.

De hecho, aún cuando pudieran pensar que tienen datos fiables, mi parte de practicante de Seis Sigma me obliga a pedirles que validen sus sistemas de medición para asegurarse si realmente pueden confiar en esos datos si quieren ver realmente medidas de tendencia central y dispersión. Este consejo no lo leerá en ningún libro sobre VSM ¡se lo garantizo!.

Después de estudiar el proceso de manufactura de KB&R durante toda una tarde aprendimos que cada paso del proceso consta de un operador. Además recolectamos la información de Tiempo de Ciclo. Por otro lado tenemos como tarea recolectar información como Índice de Defectos y Tiempo de Cambio de Modelo.

Paso 8: Agregar el Inventario/Tiempo de Espera

Una vez que tiene todos los pasos del proceso y las cajas de datos es momento de agregar la información de inventarios o tiempos de espera. Esto se representa con triángulos amarillos con la letra "I" dentro de ellos.

Como información del inventario contaremos las piezas que tenemos entre cada proceso y anotaremos ese número debajo del triángulo. También es importante convertir esas piezas en Días de Suministro. Para hacer esto dividimos el número de piezas entre la Demanda Diaria (que usamos para calcular el Takt Time).

Entonces, si su Demanda Diaria promedio es de 10 piezas y tiene 20 piezas en inventario entre el paso A y el paso B del proceso, significa que tiene 2 días de suministro (20/10) entre estos dos procesos. Anotamos este número en nuestra linea de tiempo (la utilizaremos en otro paso más adelante). Por otro lado, no trate de trazar cada uno de los números, elija los que son componentes clave para comenzar. Siempre podrá agregar más conforma vaya avanzando.

En nuestro ejemplo decidimos elegir 2 piezas de pan como sub ensamble ya que ambas se mueven juntas a través de la línea de producción. No estamos tomando en cuenta la materia prima, crema de maní ni mermelada a estas alturas ya que el equipo de expertos de la cadena de suministro de KB&R negociaron un buen contrato con Sam's Club de inventario por lo que este no se acumula en la línea.

Durante el estudio descubrimos que como ejemplo había 486 subconjuntos (972 piezas de pan) entre la estación de aplicación de mermeladas y empaque. Esto equivale a 0.69 días de suministro (486 unidades / 700 Demanda Diaria). Y por último, durante el recorrido al proceso, nos dimos cuenta que cada paso del proceso trabajaba de manera aislada, es decir, la chica trabajando en el paso de la aplicación de la crema de maní producía las unidades que ella podía y simplemente empujaba el producto hacia el paso de la aplicación de mermelada.

Este método de 'empuje' es común en los procesos de producción de masas o por lotes. Cuando esta acción de empuje ocurre lo señalamos en el VSM con una línea discontinua a través del triángulo amarillo de inventario.

Paso 9: Dibujar la información

En mi opinión, este paso es lo que hace diferente un VSM de un Mapa de Procesos tradicional. Como pueden ver, además de aprender como fluye el material también entenderán el flujo de la información.

Por ejemplo, queremos saber si la información es transmitida de manera electrónica y si la respuesta es si, utilizamos una flecha en forma de rayo. Si es transmitida de forma manual, entonces usamos una línea recta. Durante este paso también dibujamos nuestra caja de Control de Producción. Para muchos esta caja puede incluir las letras "MRP" que significan Planeación de Requerimiento de Materiales. En la mayoría de los sistemas de Producción por Lotes típicamente vemos muchas líneas rectas mostrando información manual que sale de la caja MRP y recayendo en cada una de las cajas de procesos.

En nuestro ejemplo vimos que programábamos la producción de cada paso de manera aislada. En otras palabras, cada estación de trabajo obtenía una programación de producción individual y les repito, señalamos esto con flechas derechas que significan comunicación manual. Además agregamos en la forma de flujo información la línea de nuestros clientes y nuestros proveedores. En nuestro ejemplo, el cliente de PB&J envía una predicción de 30 días de manera electrónica además de ordenes diarias también de manera electrónica. Por el contrario, PB&J le envía su predicción de suministro semanalmente a su proveedor y de manera electrónica.

Paso 10: Agregar la Línea de Tiempo

Ahora si podemos dibujar la Línea de Tiempo en la parte baja de el Mapa de la Cadena de Valor. Esta línea tiene la forma de una cierra y nos ayuda a separar el Tiempo de Ciclo del Valor Agregado (obtenido de las Cajas de Datos) de el Tiempo Sin-Valor Agregado (información de suministro en días u horas).

El último paso del proceso es sumar todos los Tiempos de Ciclo de Valor Agregado y anotarlos al final de la Línea de Tiempo. También sumamos los "tiempos" de inventarios y también lo anotamos en la Línea de Tiempo. En nuestro ejemplo el Tiempo de Ciclo Total de Valor Agregado suma 97 segundos y el Total de Inventario Sin-Valor Agregado es de 2.39 días. Y al Tiempo de Inventario Total lo llamamos Tiempo de Entrega (PLT - Production Lead Time).

Para calcular la Eficiencia del Ciclo del Proceso (PCE) dividimos el Tiempo de Valor Agregado entre el Tiempo de Entrega. Al hacer esto obtenemos el resultado de un PCE de 0.15%. Para aprender más de como obtener este cálculo lea este artículo.

Resumen

Por mi parte es todo, acaban de crear un VSM del Estado Actual, se que al principio fue un poco intimidan pero después de un poco de práctica serán unos expertos. A continuación verán las mejoras que visualizamos para estos procesos y cómo las dibujaremos en nuestro Mapa de la Cadena de Valor del Estado Futuro. Si quiere compartir alguna idea con nosotros o si tiene alguna pregunta lo invito a que nos deje un comentario en este artículo o nos contacte.

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Lea el siguiente artículo de esta serie: ¡Vamos A Crear Un VSM Del Estado Futuro!