5S y otros 5 trucos para trabajar efectivamente desde casa

Artículo escrito por: Jon Miller

Traducción y adaptación: Ana Cruz

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Para muchos trabajadores enfocados en el campo del conocimiento, parece que el trabajar desde casa puede ser una nueva modalidad para quedarse por un tiempo. Algunos han descubierto que trabajar desde casa ha mejorado la productividad, debido al tiempo ahorrado sin desplazamientos y muchas otras razones, pero para otros cuantos, el entorno del hogar no ha sido tan productivo.

Uno de los mayores desafíos de trabajar desde casa es el concentrarse realmente en el trabajo. Hay muchas distracciones , no ayuda cuando nuestra oficina no es un espacio de trabajo real, sino una habitación libre, un sótano o una mesa de comedor. No somos productivos porque el entorno de trabajo no ha sido preparado para nosotros.

5S para el trabajo remoto

5S para la oficina tiene un mal nombre en algunos sectores. Esto se debe a que a menudo se intenta colocar un régimen similar a los trabajos del conocimiento que a la industria de fabricación, y el trabajo de conocimiento implica otras diferentes variables. La técnica muchas veces usada de colocar cinta adhesiva de color donde debemos posicionar la engrapadora pierde el punto del significado de las 5S. La práctica de las 5S implica separar lo necesario de lo innecesario, acomodar colocando todo lo necesario dentro de un acceso fácil, limpiar parta que el espacio de trabajo este limpio, pero también para exponer fácilmente el desorden emergente y las actividades para mantener estas condiciones. El número exacto, la elección y la combinación de palabras S es menos importante que lo que uno hace para que el espacio de trabajo sea más seguro, más agradable y más productivo.

Explicamos cómo se hace esto tanto en espacios de trabajo industriales como de oficina en nuestro curso de LAS 5S. Al configurar o mejorar su espacio para el trabajo a largo plazo desde su hogar, el primer paso es deshacerse del desorden, asegurarse de tener el espacio básico y las herramientas que necesita, darle una buena sacudida y aspirada. Además, aquí les compartimos 5 trucos menos convencionales de FMH que, en inglés, comienzan convenientemente con la letra S.

Eliminar distracciones visuales

Spotlight - Incluso si hemos ordenado y ordenado físicamente nuestro escritorio, a menos que estemos en una habitación vacía, habrá distracciones visuales. A diferencia de nuestro lugar de trabajo (oficina, no queremos eliminar exactamente las distracciones visuales del hogar. Muchas de esas distracciones hacen que nuestro hogar sea agradable cuando no estamos trabajando. Una solución es apagar las luces de la habitación y poner una lámpara en nuestro escritorio o área de trabajo. El efecto general debería ser reducir lo que ingresa en nuestro campo de visión. La lámpara hace que sea más fácil ver en qué estamos trabajando. Todo lo demás en la habitación debería desvanecerse en la sombra y no ser una distracción.

Un lugar para cada cosa

Screen size - Mejorar la productividad puede ser una simple cuestión de reducir el tiempo, la energía mental y el cambio de enfoque perdido entre programas, documentos, hojas de cálculo, ventanas de videoconferencias, etc. Si la transición de manejar desde casa hacia el trabajo fue abrupta, es posible que pasemos del monitor de escritorio a una pequeña pantalla de nuestra computadora portátil y tener que hacer el mismo trabajo. La segunda de las 5S es hacer un lugar para todo lo necesario. Usar un monitor grande con suficiente espacio en la pantalla para organizar los recursos digitales que necesitan de un vistazo puede ser una forma rápida de mejorar la productividad.

Economía de movimiento

Stand up - Una gran parte de 5S es facilitar el trabajo. Para el trabajo físico, esto implica levantar, girar, buscar cualquier cosa o cualquier movimiento innecesario. El trabajo de oficina puede no ser tan físico, pero es posible que no tengamos escritorios y sillas ergonómicamente óptimos cuando trabajamos desde casa, y estos pueden ser muy caros. Por otro lado, el hogar puede tener una variedad más amplia de superficie de trabajo. Cuando estén cansados de trabajar en un escritorio, párense un momento y muévanse a la cocina. Ciertos tipos de trabajo se prestan a estar de pie, mientras que otros no tanto. Es posible pararse o caminar durante una llamada telefónica o una videoconferencia, volviendo a la computadora portátil cuando sea necesario tomar notas. Al escribir un informe detallado o leer durante largos periodos, sentarse puede ser una mejor opción.

Barrer y desinfectar el aire

Sniffer - Una de las razones por las que algunas personas han encontrado que la productividad empeora cuando trabajan desde casa se debe a las mayores concentraciones de dióxido de carbono en el aire. El nivel normal de CO2 en el aire exterior es de aproximadamente 400 ppm. Esto puede ser mucho más alto si estamos en un espacio cerrado sin buena circulación de aire. Al nivel de 1,000 ppm o más, las personas comienzan a sentirse cansadas y mentalmente lentas. Si nuestras ventanas no se abren, o si hacerlo no es práctico debido a la temperatura externa o al ruido, consideren obtener un monitor de aire. Un monitor de aire que mide los niveles de CO2 les informará cuándo es el momento de refrescar el aire. Trabajando desde casa en una habitación pequeña y cerrada, solo puede tomar una o dos horas llegar a niveles improductivos. Cuando esto sucede, es hora de abrir la puerta y eliminar el dióxido de carbono.

Tómense el tiempo de oler las rosas

Scents - El lugar de trabajo tradicional no nos permite personalizar nuestro entorno olfativo. Bueno o malo, olemos lo que todos los demás huelen. Si cada escritorio o estación de trabajo bombeara su propia aroma terapia, probablemente no huela muy bien para nadie. Los malos olores pueden ser una distracción, cualquiera que sea la preferencia de uno, trabajando desde casa, podemos agregar los aromas que nos animan y nos hacen sentir bien al estar en nuestro espacio de trabajo.

Una extra S: Abraza las distracciones que amas

Pasa tiempo con quien o lo que amas - Algunas de las mayores distracciones cuando se trabaja desde casa pueden ser niños, cónyuges, mascotas, familiares o la tentación de pasar unos minutos en algún hobby. En lugar de tratarlo como distracciones y alejarlos, abrácenlos. Lo más probable es que no deseamos haber pasado más tiempo concentrándonos en una pantalla de computadora cuando todo está dicho y hecho. Podemos ver estos tiempos como un intento o como una opción para trabajar de manera diferente.

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