Cómo crear certeza en las personas durante transiciones a nuevas rutinas

Artículo escrito por: Steve Kane

Traducción y adaptación: Ana Cruz

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El poder de la rutina

Gran parte de nuestra actividad diaria es realizar rutinas, aunque no nos demos cuenta. Levantarnos de la cama y prepararnos para el trabajo, al agarrar nuestro teléfono, la cartera y las llaves del coche antes de salir por la puerta, hasta el detenernos y preparar un cafe. Estas son varias rutinas en las que realmente no pensamos, son rutinas o procesos repetidos, y crean estabilidad en nuestra vida cotidiana. Cuando la mayor parte de lo que experimentamos es rutina, podemos lidiar con los inevitables sucesos inesperados (problemas que surgen).

Cuando la vida va de acuerdo al plan

Si la mayor parte de lo que hacemos, o tratamos vas de acuerdo con las expectativas, tendremos un buen día. Cuando la mayoría de los eventos del día no van de acuerdo al plan, tendemos a tener un día estresado y nos agotamos rápidamente.

Tus rutinas son reconfortantes. Son reconfortantes para ti y para quienes te rodean. Cuando haces lo que otros esperan de ti, tú comunicas que no hay nada de que preocuparse. La mayor parte de nuestra comunicación se expresa sin palabras. Una mirada rápida al pasar por el pasillo, es suficiente para que la gente sepa que todo está bien o que algo está mal. No subestimen el poder de las platicas inactivas en la cafeteria de la oficina o en la sala de conferencias antes de que comience una reunión.

La vida no siempre funciona de la manera en que queremos

Cuando sentimos que todo está bien con las personas que nos rodean, podemos centrarnos más en nuestro trabajo y ser más productivos. Por el contrario, si sentimos que algo está mal, especialmente con nuestro jefe, nos distraemos y somos menos productivos.

COVID-19 ha interrumpido nuestras rutinas. Muchas personas han pasado las últimas semanas aprendiendo a trabajar desde casa. Supongo que tratando de investigar cómo funciona GoTo Meeting, Zoom, Google Hangouts y otras plataformas de videollamadas.

Si sus rutinas han sido interrumpidas, también tendrá los mismos efectos que están experimentando los demás, especialmente si su posición es de liderazgo.

Qué hacer al respecto

Su día a día ha cambiado y están descubriendo cómo volver a la normalidad. Cuanto antes puedan aceptar que no volverás a la normalidad en el futuro inmediato, más pronto podrán establecer nuevas rutinas y ser más eficaz para con su familia, colegas y clientes.

Ser deliberado

Decida de ante mano cuáles serán sus actividades diarias: hagan un plan. Trabajen su plan, esto los sacará del pensamiento reactivo y los ayudará a ser productivos. Al final del día, vean dónde el plan fue efectivo y donde no. Hagan un nuevo plan para mañana. Esto es lo que esencialmente se conoce como trabajo estándar para líderes y PDCA.

Brita Quella escribió un gran artículo hace unas semanas en nuestro blog donde habla de cómo lidiar con tener que trabajar desde casa de manera repentina. Ser deliberado sobre mis acciones fue uno de los puntos clave para mí. Esto es principalmente importante para los líderes.

La gente ya no tiene la oportunidad de pasar por los pasillos o tener un breve intercambio de conversación en la cafetería. Ya no podemos evaluar la atmósfera de la oficina con solo llegar al trabajo. Estos pequeños actos que antes no conciliamos ahora no están sucediendo y el resultado puede ser un estrés adicional causado por la incertidumbre.

Ayudar a las personas a estabilizar la vida laboral diaria a través del contacto frecuente. Asegúrense de hablar con frecuencia con cada uno de sus informantes directos y compañeros de equipo. Si su equipo es nuevo en trabajar desde casa, entonces regístrese diariamente. Use la palabra "hablar" intencionalmente y literalmente. Los correos electrónicos o mensajes de texto no ofrecerán la misma oportunidad para leer tonos, volumen de voz, lenguaje corporal o expresiones faciales que las video conferencias ofrecen. Incluso sin video, una llamada telefónica es mucho mejor que cualquier medio escrito.

Ayude a las personas a establecer y adaptarse a nuevas rutinas rápidamente. Pronto, la nueva rutina se convertirá en la nueva normalidad.