Palabras de Taiichi Ohno: construye un sistema que pierda dinero

Artículo escrito por: Jon Miller
Traducción y adaptación: Ana Cruz

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En un nivel, una transformación Lean significa mejorar los sistemas existentes y/o construir nuevos sistemas donde sea necesario. Las personas y las organizaciones no pueden evitar los sistemas. Todos trabajamos dentro de los sistemas, ya sean regulatorios, financieros, logísticos, políticos o ecológicos. Estos sistemas se influyen entre sí en diversos grados y a diferentes velocidades. Algunos sistemas son naturales, otros emergentes y otros diseñados deliberadamente por los humanos. Las transformaciones Lean tienen éxito cuando adoptamos un enfoque a largo plazo, reconociendo que los sistemas que generan nuestras ganancias son un conjunto de procesos inter conectados tanto dentro como fuera de nuestras cuatro paredes. Esto nos da mucho en que pensar.

Uno de los dichos menos apreciados de Taiichi Ohno es sobre el tema de los sistemas y cómo debemos construirlos. Bueno, Taiichi Ohno nos da este consejo:

Construye un sistema que pierda dinero si produce defectos.

Incluso para un hombre al que le gustaba el juego de palabras y que aveces era deliberadamente obtuso para obligar a sus estudiantes a encontrar la respuesta por sí mismos, esta es una frase extraña. ¿Por qué construiríamos un sistema para perder dinero? Este es el mismo hombre que dijo que "los costos deben reducirse" y cambió la ecuación de "precio=costo + beneficio" a "ganancia= precio - costo". ¿Fue esta una forma indirecta de decir "trabajen para reducir sus defectos"?

Quizá realmente no quiso decir "construir un sistema". Tal vez la idea era instalar mecanismos, métodos o medios discretos. Por ejemplo, los dispositivos visuales, eléctricos o mecánicos para detener la línea cuando detectamos un defecto son un elemento básico de la gestión de Lean Management. Cuando limitamos la cantidad de trabajo en proceso (WIP) y creamos defectos, sentimos presión de la escasez. ¿Ohno solo quiso decir: "haz que los defectos sean dolorosos para que actúes para prevenirlos"? Sin duda el estaría de acuerdo con ese pensamiento, pero Ohno usó específicamente la palabra en inglés "sistema" como una palabra extranjera prestada cuando dijo "construir un sistema..." (悪いものを造ると損をするシステムを作れ).

Si vamos a confiar en su palabra, necesitamos usar un lente más grande y ver los sistemas que quiere que construyamos como una amplia colección de procesos. Los sistemas se componen de acciones, flujos y las acciones que tomamos para mover el valor de principio a fin. Ohno abogó por eliminar la holgura de los sistemas para exponer los problemas que se conocen pero no se sienten. No hay duda de que este dicho fue en apoyo a su mensaje para reducir WIP, hacer que el flujo sea rectificado y laminar, y por lo tanto reducir el trabajo perdido asociado con el WIP. En el lenguaje de hoy, necesitamos identificar las corrientes de valor, reorganizar nuestros procesos y las personas que los rodean, y hacer un seguimiento de nuestros costos reales, incluidos los defectos, a través del costo de la cadena de valor.

Pero ¿por qué detenerse ahí? Hay muchos sistemas críticos en nuestra sociedad en los que los creadores de defectos no pierden dinero. En la atención medica, la mala práctica médica está protegida por un seguro. La pérdida se extiende a todas las partes aseguradas, en lugar de sentirla el médico o el hospital individual que comete el grave error. El seguro de responsabilidad civil tiene un propósito, pero también puede crear "holgura" en el sistema, lo que resulta en una falta de acción de prevención de errores en el sistema. Un aumento en las primas de seguro en una "pérdida" que no está en proporción con un defecto médico. Cuando los políticos toman decisiones defectuosas, las pérdidas se socializan y se extienden a través de las generaciones actuales y futuras en forma de un aumento de los impuestos y la deuda y/o la erosión de la infraestructura y los noveles de servicio. Cuando los sistemas políticos permiten que las pérdidas queden sin ser contadas, las decisiones defectuosas continúan. ¿Dónde cosechamos las pérdidas de un defecto particular? Como regla general, cuanto más tarde detectemos un defecto, más grande y más distribuida es la pérdida.

Las palabras "si usted hace defectos" en la cita de Ohno supone un proceso de producción. Pero, ¿qué pasa con los tipos de trabajo en los que los malos resultados, la repetición del trabajo, el ensayo y error, etc., son la norma? Los errores de software son un subproducto inevitable de la codificación. EL trabajo de laboratorio en biotecnología genera resultados que no son el resultado deseado para el proceso downstream. ¿Debemos tomar las palabras de Ohno para aplicarse solo en el contexto de procesos establecidos y predecibles donde la variación nunca es buena? ¿o podemos aplicar la noción de los defectos en los entornos de investigación y desarrollo, y construir sistemas que resalten estas pérdidas? Algunos ven esto como una pregunta retórica con una respuesta clara y binaria. Otros dicen que es una tontería intentar siquiera aplicar ese paradigma tan lejos del contexto original de Toyota.

Si tomamos las palabras de Ohno a un valor nominal, la mayoría de nosotros no tenemos que trabajar duro para hacer lo que el nos pide. Ya trabajamos en sistemas que producen defectos, y estos sistemas efectivamente, generan nuestras ganancias. Pero si tuviéramos que construir un sistema así ¿qué haríamos de manera diferente?