Cómo crear High-Performance Teams a través de prácticas Lean
By Ana Cruz • September 11, 2020
Artículo escrito por: Jon Miller
Traducción y adaptación: Ana Cruz
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Los equipos son una característica bien establecida de cómo administramos, realizamos y mejoramos nuestro trabajo. Sin embargo, con demasiada frecuencia, los equipos en el trabajo no son más que una colección casi aleatoria de personas. Si estuviéramos construyendo un automóvil de alto rendimiento, nunca lo haríamos sin verificar primero que las piezas sean compatibles. Al construir una computadora, nos aseguraríamos de que los componentes pudieran comunicarse entre sí. Si bien los humanos son mucho más valiosos y variables que las partes de las máquinas, existe la misma necesidad de verificar que construimos equipos como sistemas deliberados en lugar de un grupo de personas.
¿Qué tan rápido pueden cambiar una llanta?
Trabajando en buenas condiciones, una persona de habilidades medias puede cambiar el neumático de su automóvil en entre 20 y 30 minutos, desde el momento en que se detiene hasta que regresa a la carretera. Incluso este desempeño promedio supone que estamos listos en ropa para el trabajo, con llanta de repuesto, herramientas manuales y un gato disponible.
Es posible que dos personas que trabajan sin coordinación se interponen en el camino de la otra. Cuando está oscuro afuera, lloviendo a cántaros, llevamos ropa normal, no estamos seguros de donde colocar la llave inglesa o no estamos preparados, en este caso, definitivamente nos demorará más tiempo y simplemente llamamos a servicios de las carreteras.
En el otro extremo, está el equipo de alto rendimiento de cambio de neumáticos: el equipo de boxes. Un equipo de boxes de NASCAR completamente equipado puede cambiar no uno, no dos, sino los cuatro neumáticos del coche de su conductor en menos de 20 segundos. En una carrera, cada segundo cuenta. Cada persona comprende su propósito compartido, tiene un rol claro, la capacitación y las herramientas que necesita para tener éxito. Practican y mejoran como parte de su trabajo.
¿Qué es un equipo de alto rendimiento o High-Performance Team?
Aunque no existe una definición consensuada y precisa de lo que constituye un equipo de alto rendimiento, existe un amplio acuerdo sobre sus valores y cualidades esenciales. Para permanecer cohesionados como equipo, las personas necesitan un propósito compartido o un conjunto claro de objetivos compartidos. Para que las personas funcionen juntas a un alto nivel durante periodos prolongados de tiempo, debe haber respeto mutuo. El flujo de información debe ser frecuente, debe haber transparencia, responsabilidad y retroalimentación tanto para los esfuerzos como para los resultados. Por último, el éxito con los equipos de alto rendimiento requiere que las organizaciones tengan procesos eficaces y flexibles para convertir estos ideales en una realidad.
En varios de nuestros cursos cubrimos elementos esenciales de este tema a través de una serie de videos instructivos, entrevistas con expertos y casos de estudio. Para cualquier persona interesada en desarrollar equipos de alto rendimiento, recomendamos organizar los recursos a continuación en una ruta de aprendizaje sobre el tema.
Cómo crear un propósito compartido para equipos de alto rendimiento
La cohesión del equipo comienza con tener un propósito, una vision o un conjunto de metas comprometidas. Con el tiempo, lo que mantiene unido al equipo es la fuerza del deseo de lograr algo y la conciencia de que se necesitan mutuamente para lograrlo. Ya sea para ganar un campeonato, ayudar al piloto de NASCAR a volver a la pista más rápido o simplemente satisfacer a los clientes todos los días, el establecimiento de equipos de alto rendimiento comienza con ese propósito compartido.
En nuestro curso de "Reflexión sobre los 25 años del movimiento Lean, James Womack, Daniel Jones y John Shook ofrecen sus pensamientos comenzando con un propósito.
En nuestra entrevista de Podcast, Simon Sinek analiza el "círculo dorado" y la importancia de poner el "por qué" o el propósito en el centro.
Jeff Kaas de Kass Tailored comparte cómo los principios rectores involucran a las personas para hacer crecer el negocio y para ellos mismos.
Dimensionar y dar forma a equipos diversos y bien equilibrados
Diseñar equipos es un arte y una ciencia. Requiere una comprensión de las pautas relacionadas con el tamaño tel equipo, la necesidad de diversidad de estilos de pensamiento y consideraciones prácticas como qué habilidades se necesitan y quién está disponible.
Les recomendamos que revisen nuestro módulo sobre diseño de equipos para la gestión diaria como punto de partida. Si el concepto de gestión diaria Lean en sí es nuevo para usted, le recomendamos que dé un paso atrás para revisarlo antes de experimentar con equipos de alto rendimiento.
Cómo desarrollar más y mejores líderes
Los equipos de alto desempeño trabajan solo con roles y responsabilidades claros. Esto incluye desarrollar un trabajo estándar para líderes como una forma de demostrar compromiso para ayudar al equipo a tener éxito.
Otra clave para tener éxito con equipos de alto rendimiento es seleccionar personas que tengan voluntad, la habilidad y el temperamento adecuado para liderar. A menudo, esto es más un esfuerzo de desarrollo que seleccionar de un grupo de candidatos ideales.
Frode Odegard analiza varios estilos de liderazgo y su impacto en el desempeño organizacional.
Las organizaciones que desarrollan equipos de alto desempeño no limitan el liderazgo a aquellos con títulos de líder. El liderazgo es participativo. Se anima a todos a asumir la propiedad y responsabilidad de su proceso. Los roles de liderazgo pueden rotar. Se anima a los miembros del equipo a facilitar reuniones diarias, actividades de mejora u otras funciones de liderazgo.
Preparar al equipo con las habilidades necesarias a través de Job Instruction
Un requisito mínimo de los equipos funciones es tener las herramientas, la información, los conocimientos y las habilidades para realizar el trabajo. Debido a la naturaleza cambiante del trabajo, no es una actividad única para configurar el equipo. El conjunto de habilidades de hoy puede no ser lo que necesitamos para un alto rendimiento mañana. Los equipos de alto rendimiento abordan esto mediante la capacitación continua y la inversión en las personas.
En términos prácticos, esto a menudo toma la forma de entrenamiento cruzado utilizando una herramienta de visualización llamada matriz de habilidades. Esto comienza con la identificación de habilidades de alta prioridad que faltan o escasean.
Luego, los miembros del equipo redactan un método estándar provisional para realizar el trabajo. Después obtienen capacitación en el trabajo "Job Training". El método paso a paso de TWI Job Instruction es una manera simple pero efectiva de enseñar a las personas cómo hacer el trabajo de manera correcta, segura y productiva.
Desarrollar medios confiables para la resolución de conflictos con TWI Job Relations
Incluso dentro de los equipos mejor diseñados, mejor dirigidos y mejor capacitados, habrá conflictos de vez en cuando. EN fundamental desarrollar formas fiables de resolver los conflictos de forma rápida y justa. El aprendizaje de TWI Job Relations es un lugar ideal para que comiencen los equipos de alto rendimiento.
Permita que los miembros del equipo tomen decisiones con hechos y datos
La caminata gemba o "Gemba Walk" estructurada como parte de un sistema de gestión diaria ayuda al líder y a los miembros del equipo a estar en sintonía. Los miembros del equipo deben estar entrenados para aclarar y desglosar los problemas antes de saltar a las causas o soluciones. Dado que los problemas complejos requieren de confiar en los datos, los miembros del equipo deben aprender estadísticas básicas y las siete herramientas de control de calidad.
Es común que las organizaciones enseñen estas herramientas y métodos primero y luego pidan a los miembros del equipo que busquen problemas a resolver. Cuando no tenemos tiempo para dedicarnos primero al aprendizaje de la teoría, un ajuste Justo a Tiempo puede ser eficaz. La idea es enseñar herramientas y métodos de análisis de datos específicos para abordar problemas específicos y reales que surgen. Sin embargo, esto requiere que exista un sistema sólido de recopilación y visualización de datos.
Capacitar al equipo para diseñar su Proceso de Compromiso Diario o Daily Accountability Process
Esto nos lleva a la próxima práctica Lean que no solo apoya a los equipos de alto rendimiento, sino que posiblemente es ta que une todo. El proceso de compromiso diario debe estar en el corazón de cualquier equipo de trabajo de alto desempeño. Es un medio a través del cual las personas se comunican, piden y ofrecen ayuda, muestran compromiso, plantean y resuelven problemas. Puede ser tan simple como una reunión diaria de 10 minutos. Sin embargo, la simplicidad en la ejecución requiere cuidado, para que este proceso se ajuste a las necesidades del equipo.
Muchas organizaciones están descubriendo que las reuniones diarias de compromiso y responsabilidad no es solo una forma efectiva de monitorear y mejorar el desempeño. También es una forma de mostrar aprecio, celebrar y expresar gratitud a diario.
Experimente, aprenda y entrene a través de Toyota Kata
Una característica de los equipos de alto rendimiento es la experimentación y el aprendizaje de los miembros del equipo en la búsqueda de sus objetivos compartidos. El líder que apoya a los equipos de alto rendimiento también debe aprender a realizar tales experimentos.
Toyota Kata ofrece un patrón simple de preguntas tanto para Mejorar Kata como una rutina de inicio para la experimentación y el aprendizaje, mientras que entrenar Kata es una fórmula para que los líderes desarrollen y apoyen a los miembros del equipo y sus esfuerzos.
Evolucionar de equipos dirigidos por gerentes a equipos autónomos de alto rendimiento
Los equipos tradicionales están dirigidos por gerentes. Un gerente o líder es responsable de establecer los objetivos del equipo, los roles e incluso cómo se realiza el trabajo. Los miembros del equipo son responsables de realizar sus tareas asignadas. El gerente supervisa y dirige o apoya de acuerdo son su estilo y capacidad individual. Muchos equipos de alto rendimiento deberán partir de un estilo tradicional y evolucionar hacia equipos autónomos.
En los equipos de alto desempeño que son más autónomos, autogestionados y autorregulados, el gerente o líder de mayor rango aún define el propósito u objetivo general del equipo, pero el equipo tiene la autonomía para establecer metas intermedias y decidir exactamente cómo las alcanzarán. A menudo, modifican sus objetivos mediante la discusión y presentación de pruebas con el gerente. La mayor autonomía acelera el aprendizaje, la experimentación, el desarrollo de habilidades y la innovación. Estos esfuerzos son autodirigidos y se basan en el deseo de alcanzar sus objetivos compartidos, en lugar de dirigirse de arriba hacia abajo.
Descubra cómo Steve Kane transformó la cultura de su empresa a través de equipos autónomos.
¿Qué es primero, la gestión Lean o los equipos de alto rendimiento?
Mi consejo es, nunca lanzar un proyecto para establecer equipos de alto rendimiento en paralelo con una transformación Lean. Si lo hace, tendrá duplicación de esfuerzos, competencia por la atención y los recursos, potencial para crear re trabajo y confusión. Les recomendamos que entretejan los dos, utilicen equipos de alto rendimiento para sentar las bases para mantener la mejora continua. Utilicen las prácticas Lean específicas mencionadas anteriormente, Están diseñadas para poner en práctica aspectos clave de los equipos de alto rendimiento.