Qué hemos aprendido de COVID-19: Trabajo estándar para eventos de ciclo extremadamente largo

By Ana Cruz • April 24, 2020

Artículo escrito por: Jon Miller

Traducción y adaptación: Ana Cruz

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El beneficio del Trabajo Estándar, y los buenos estándares en general, es que nos libera de tener que pensar o recordad cómo hacer las cosas correctamente. Los buenos estándares nos ayudan a distinguir rápidamente entre condiciones normales y condiciones anormales. Cuando aprendemos y seguimos el trabajo estándar hasta el punto de competencia, podemos usar nuestra creatividad y atención para mejorar el trabajo, detectar peligros o aprovechar las oportunidades. Tener un trabajo estándar al que recurrir se vuelve especialmente importante cuando se enfrentan situaciones nuevas o altamente inciertas.

Tres tipos de Trabajo Estándar

Dentro de la gestión Lean, existen en general tres tipos de trabajo estándar.

1) Para trabajo repetitivo con secuencia fija.

2) Para un patrón de trabajo más variable pero repetitivo, basado en una mezcla de productos.

3) Para trabajo ocasional variable como configuraciones o transportación que se repito en un ciclo más largo.

Los tres se sincronizan con Takt o ritmo similar del cliente.

Trabajo Estándar para eventos esporádicos

El concepto de trabajo estandarizado se aplica más allá de la repetición regular de tareas, incluso a eventos esporádicos. Los municipios localizados en áreas de alto riesgo de terremotos, huracanes o incendios forestales tienen un trabajo estándar para responder a tales eventos. Es común que las organizaciones practiquen su trabajo estándar de evacuaciones de emergencia de edificios en forma de simulacros de incendio una o más veces al año. Las organizaciones Lean emplean una forma de trabajo estándar para su proceso de respuesta a anomalías. Esto puede incluir cuándo jalar el andon, cómo contener el riesgo inmediato, quién responde a qué intervalos de tiempo, etc. Estos eventos impredecibles, indeseables pero inevitablemente recurrentes, merecen su propio cuarto tipo de trabajo estándar.

Existe otro tipo de evento esporádico que requiere de trabajo estándar. Es para eventos de ciclo extremadamente largos, recurrentes y de alta interrupción: grandes desastres naturales, conflictos armados regionales, choques financieros, pandemia, etc; lo que pasa con estas calamidades impensables es que la reacción y plan de contingencia se crea en el momento y por elección. La mayoría de las organizaciones no se enfocan en décadas y mucho menos siglos para crear su planificación por desastre. ¿Por qué molestarse en hacer planes para una crisis existencial que puede ocurrir o no durante nuestro cargo o colaboración en las próximas décadas? Las mejores practicas actuales de gobierno corporativo que a menudo valoran las ganancias a corto plazo a costa del pensamiento a largo plazo, no exigen este tipo de planeación. Es de naturaleza humana no invertir en la preparación para un evento que parece remoto y cuyas señales de peligro no reconocemos.

Cada generación tiene una deuda con la siguiente para transmitir un trabajo estándar mejorado, incluso para eventos esporádicos de ciclos extremadamente largos. Tales eventos sucederán nuevamente a nuestros descendientes, superarlos requiere de sensatez, creatividad, firmeza y flexibilidad en el momento. Esas cualidades se basan en principios fundamentales para guiarnos, la preparación material para sostenernos y la estabilidad financiera, social y operativa básica. El trabajo estándar se basa en qué hacer, cuándo hacerlo, cuánto tiempo debe tomar y qué materias primas o existencias en proceso deben estar disponibles.

Independientemente de los eventos esporádicos que elijamos para crear un trabajo estándar, debería permitirnos tener indicaciones de preparación, reconocer los hechos sin temor o favor en el momento del evento, comunicarnos para eliminar el miedo y convertir la contemplación en acción diaria, aclarar qué es realmente importante y qué se puede soltar y tomar decisiones sin emociones. Tener este quinto tipo de trabajo estándar mejora enormemente nuestras posibilidades de supervivencia.

Artefactos del aprendizaje organizacional a largo plazo

Lo fundamental para estos tipos de trabajo estándar cuarto y quinto es que los sacamos del estante para reflexionar sobre ellos y practicarlos, al menos una vez al año. Debido que eventos esporádicos de 100 años como inundaciones, pandemia o conflictos armados están, por definición, fuera de nuestra vida y negocios habituales, pensar en ellos no es parte de nuestra rutina diaria. Si lo mantenemos en el estante, fuera de nuestra mente, descuidamos la práctica, olvidamos su valor, perdemos conocimiento y derrochamos capacidades, nos ponemos en riesgo.

Un buen ejemplo de este olvido humano o incluso negligencia intencional es cómo la gente respondió a las piedras japonesas de más de 100 años de antigüedad que advertían de los tsunamis, encontramos estas piedras o elecciones más altas a lo largo de la costa rural del noreste de Japón. Algunas de ellas datan de hace muchos siglos. Los aldeanos que sobrevivieron al gran tsunami colocaron estas piedras verticales como marcadores para las generaciones futuras. Talladas en las piedras están las fechas, las vidas perdidas y, a menudo, palabras como "recuerda la calamidad y no construyas casas por debajo de este punto". Las personas que escucharon estas palabras no perdieron la vida durante los tsunamis de 1960 y 2011.

Sin duda, muchas personas a lo largo de los siglos pasaron junto a estas piedras de tsunami y las vieron simplemente como monumentos cubiertos de musgo y no como un trabajo estándar para eventos de ciclo extremadamente largo. La tierra al nivel de esas rocas era plana, barata, estaba disponible y además era demasiado tentadora. Esta también es la naturaleza humana. En diversos grados, todos elegimos vivir nuestras vidas expuestas a varios riesgos ruinosos pero de baja probabilidad. Enviamos mensajes de texto mientras conducimos, las pequeñas empresas operan sin suficiente efectivo para pasar pocos meses de ingreso cero, las grandes empresas operan cadenas de suministro globales de bajo costo con exposición a varios riesgos de alto costo. El día a dīa, las prácticas y estándares probados por el tiempo son demasiado fáciles de ignorar, a menos que los reconozcamos como artefactos valiosos del aprendizaje organizacional a largo plazo.

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