El beneficio inesperado de cancelar todo

Artículo escrito por: Jon Miller

Traducción y adaptación: Ana Cruz

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En las últimas semanas, una ola sin precedentes de cierres, cancelaciones y restricciones al traslado o reuniones de personas esta azotando el mundo. Sin duda, habrá más por venir en los próximos días, ya que las autoridades locales y nacionales están trabajando para contener la propagación del corona virus. Estas interrupciones en nuestra vida diaria afectarán todos en distintos grados, y es un momento donde todos debemos tener calma, paciencia y cooperación.

Esta ola de cancelaciones e interrupciones que enfrentamos es decretada poor necesidad y no por elección colectiva. En las próximas semanas y meses, cuando las cosas vuelvan a la normalidad, tenemos la oportunidad de decidir si recuperaremos todo lo que cancelamos tal como estaba o si reincidamos de una mejor manera. En el curso de una transformación Lean, a menudo adoptamos este enfoque para revisar un proceso o situación, estudiar sus elementos y re combinarlos de manera simplificada y mejorada. Aquí presentamos unos ejemplos comunes de cómo se hace esto.

5S

Eliminar todo lo que no necesitamos en un área. Solo tener los elementos necesarios para hacer el trabajo, uno a la vez. Además identifiquen exactamente dónde debe ubicarse ese elemento para minimizar la búsqueda, el movimiento, los problemas ergonómicos, etc. En comparación con el enfoque típico de comenzar con etiquetas rojas para eliminar los elementos innecesarios, reorganizar los elementos que quedan y crear estándares de limpieza para el mantenimiento. Este enfoque es ciertamente drástico.

Observación del tiempo

Observar y cronometrar cada elemento de trabajo en detalle. Identificar las tareas y los tiempos que no agregan valor como buscar, alcanzar, rehacer o cualquier movimiento inseguro. Encuentren el tiempo repetirle más rápido para realizar cada tarea y combinen estas tareas en un proceso simplificado. Este enfoque es la esencia de SMED, que crea trabajo estandarizado y gráfico de yamazumi.

Mapeo del flujo de valor

Al mapear procesos y flujos de valor, realizamos ejercicios similares en todo el flujo de material, información y tareas de extremo a extremo. No solo estudiamos el tiempo en cada proceso, sino también el transporte, el inventario, los retrasos en la información, la re-elaboración y otros factores que agregan costos pero no valor. El propósito del mareo del flujo de valor es el de desarrollar un consenso sobre qué dejar de lado al reconstruir el proceso en torno a las actividades que agregan valor al cliente.

Edificio vacío

Saque todo de la fábrica, almacén, oficina o espacio de trabajo. Traiga los activos necesarios para cumplir con los requisitos del cliente a tiempo, de manera segura a niveles de alta calidad de vuelta al edificio. Colóquenlos donde deben estar para servir mejor al cliente. Las organizaciones Lean hacen esto durante las paradas planificadas, un periodo lento o periódicamente de forma planificada. Este enfoque radical no está disponible de inmediato para operaciones cuyo espacio físico restringe capacidad de reubicar equipos, o aquellos con activos profundamente fijos en concreto. Esto también es más desafiante para el trabajo de conocimiento porque los "activos" a menudo no son físicos sino digitales, o se distribuyen a través de redes neuronales basadas en proteínas. Sin embargo, incluso estas organizaciones llegan a un punto en los viajes Lean cuando se dan cuenta de que una mejora significativa no es posible sin vaciar el edificio. La expansión de las instalaciones, las reconstrucciones o las compras importantes de activos, o el lanzamiento de nuevos proyectos inter funcionales importantes son buenas oportunidades para aplicar este enfoque transformador.

Reunión de nuestras vacaciones

Esta es una variación del enfoque de "edificio vacío" en el que se cancelan todas las juntas tradicionales de una hora. Se vuelven a presentar dichas reuniones o juntas una por una en función de evaluarlas con un criterio de necesidad, o se reemplazan por reuniones rápidas de pie u otras formas estandarizadas de comunicación constructiva.

El beneficio inesperado de cancelar todo es que hace que nuestras vidas sean más simples, relajadas y centradas localmente. A medida que nos instalamos en vidas menos ajetreadas o de ir y venir, esto también presenta una gran oportunidad para reflexionar. Una vez que las cosas vuelven a la normalidad ¿deberíamos volver a los mismos hábitos? ¿que deberíamos eliminar o dejar eliminado? ¿qué nuevas rutinas, relaciones, mecanismos de afrontamiento que desarrollamos durante estos tiempos difīciles debemos considerar continuar?