10 Diferencias de Resolución de Problemas entre la forma tradicional y la de mejora continua

Por Ana Cruz • September 21, 2018

Artículo escrito por: Jon Miller
Traducción y adaptación: Ana Cruz

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La semana pasada un cliente me pregunto si Gemba Academy tenía un video de comparación para resolver un problema usando un enfoque que no fuera de CI (Continuous Improvement) o Mejora Continua, versus otro para resolver el mismo problema, pero con algunas herramientas básicas  y procesos de pensamiento de CI. Si bien, este es uno de nuestros temas favoritos y lo tocamos en varios artículos, videos y podcasts, no tenemos un módulo con este tema en específico. Por lo que me pareció muy buena  recopilar y resumir esto en un solo lugar. Como primer paso, aquí está mi borrador de las 10 principales diferencias entre la resolución de problemas tradicional y la resolución de problemas con los principios de mejora continua.

1.- Brincar a las soluciones

En la resolución de problemas tradicional, se pasa mucho tiempo defendiendo varias posiciones, propuestas de soluciones o creencias, y no hay suficiente tiempo para obtener los datos necesarios para evaluar y seleccionar posibles soluciones. En la mejora continua, el tiempo invertido en comprender la situación ayuda a las personas a llegar rápidamente a un consenso sobre cursos de acción sensatos.

2.- Exigir resultados a corto plazo, incluso a costa de resultados a largo plazo

La resolución tradicional de problemas pone el foco en el resultado a corto plazo, o alivio inmediato de problemas. Esto hace que las personas pongan curitas o parches en problemas o incluso que los barran y escondan debajo de la alfombra, en lugar de tomarse el tiempo para abordar sus causas subyacentes. Esto hace que el problema vuelva más tarde, a menudo a aun mayor costo. Cuando los problemas nuevos y los viejos aparecen al mismo tiempo, esto crea un círculo vicioso de tener tiempo solo para aliviar a corto plazo, pero mantiene el foco de las contramedidas a largo plazo de la fuente. 

3.- La mejor solución individual frente a contramedidas multiples basadas en conjuntos

Estrechamente relacionado con el punto número 2, en la resolución de problemas tradicional, tendemos a elegir "la mejor solución" y poner la mayoría, si no todos, nuestros recursos limitados para ello. Esto es genial cuando seleccionamos a la derecha, pero vean el punto #1. El enfoque de mejora continua de aplicar un conjunto de contramedidas que abordan un conjunto de causas mejora el aprendizaje y aumenta nuestras posibilidades de éxito. Y también nos lleva la punto #4.

4.- Simplicidad

Cuando trabajamos en multiples contramedidas en el enfoque de mejora continua, ninguna puede tomar una gran cantidad de recursos. Esto hace que busquemos soluciones pequeñas, simples, e incluso mínimamente viables, en lugar de un enfoque grande, inteligente y sofisticado como podría sugerir el pensamiento tradicional. Las acciones pequeñas y simples nos brindan retroalimentación de inmediato sobre nuestras suposiciones sobre el problema y sus causas son correctas, lo que nos permite hacer ajustes más pequeños rápidamente.

5.- Acelerar en lugar de frenar

La resolución tradicional de problemas tiende a ser adictiva. Aceleramos el proceso para obtener más resultados. Agregamos capacidad, trabajamos más horas. La mejora continua reconoce que esto funciona a corto plazo, pero no es sostenible. A largo plazo, necesitamos reducir las pérdidas en todo el sistema, trabajar menos, eliminar los pasos que no alegran valor. A menudo podemos hacer las cosas más lentas aquí y allá para unir y sincronizar el ritmo de trabajo con nuestros clientes, crear calidad en el proceso y mejora el rendimiento en general.

6.- Castigar el fracaso Vs aprender de los experimentos

La resolución de problemas en el contexto de la gestión tradicional puede verse limitada por el miedo al fracaso y sus consecuencias profesionales, financieras o sociales. La mejora continua reconoce que los fracasos son peldaños para el éxito, una parte del aprendizaje, y los líderes crean entornos apropiados para esto.

7.- Enfoque de Gemba

La resolución de problemas tradicional no siempre insiste en que comprendamos por nuestra cuenta la situación actual, mientras que la mejora continua si lo hace.

8.- Resolviendo el problema equivocado

Todavía es sorprendentemente común encontrar personas que intentan resolver un problema que puede o no ser el problema que le importa al cliente. El enfoque de mejora continua requiere que aclaremos, desglosemos, estratifiquemos, definamos la brecha y prioricemos el problema percibido, desde el punto de vista del cliente, antes de establecer un objetivo.

9.- Fracaso al socializar

Tal vez la resolución de problemas tradicional pueda sobresalir en proveer soluciones técnicas, los resultados a menudo no cumplen sus promesas cuando fallan en la gestión del cambio. El nuevo proceso, política o resolución debe ser "socializado" adecuadamente, lo que significa escuchar y hablar con la gente a lo lardo de las etapas de resolución de problemas. También conocido como respeto por la humanidad, esto es algo que va de la mano con la mejora continua.

10.- Expertos Vs todos

La dependencia de un pequeño número de expertos a costa de involucrar a todos en la resolución re problemas puede ser la falla más grande del enfoque tradicional. Sin embargo, este se ubica en el número 10 porque veo y escucho constantemente mejoras en las últimas décadas. Parece que la discusión principal de hoy no es: ¿debemos dar poder e involucrar a nuestra gente?, sino ¿cómo...?, comienzan la resolución práctica de problemas, la práctica comercial de Toyota, Toyota Kata, otros métodos kaizen simples y principios de mejora continua para responder esa pregunta.

Este orden de clasificación es altamente subjetivo para mi experiencia personal. Ustedes como lectores pueden pensar lo contrario. No hay duda de que hay otras diferencias significativas entre cómo se practica la resolución de problemas antes y después de adoptar una mentalidad de mejora continua. Sientan la libertad de agregar sus ideas y opiniones, preguntas y experiencias a esta conversación.