El valor de los Sistemas Visuales simples y manuales

Por Ana Cruz • September 29, 2017

Artículo escrito por: Steve Kane

Traducción: Ana Cruz

Los avances tecnológicos de los últimos años sin lugar a duda han puesto la suma del conocimiento humano en las yemas de nuestros dedos y en los teclados. Hoy en día podemos navegar en internet y encontrar casi todo lo que buscamos en cuestión de segundos. Además, los sistemas de datos nos han permitido ver detalles de nuestros negocios que quizá no hayamos investigado en el pasado. Somos capaces de ver y responder a las condiciones cambiantes más rápido que antes.

La tecnología cambia los comportamientos

La capacidad de reaccionar rápidamente a las condiciones cambiantes siempre será importante. Pero hábito de reaccionar puede crear un ciclo de respuesta que se vuelva cada vez mas fuera de control con cada input. En la aviación, a esto se le llama una oscilación inducida por el piloto.  Es decir, el piloto ve que el avión esta perdiendo un poco de altitud y tira del volante para corregir la situación y volver a un vuelo recto y nivelado. Después, el avión comienza a subir, pero va un poco por encima de la altitud deseada, por lo que el piloto empuja el volante hacia adelante. Una vez  más el avión comienza a perder altura y ahora, pierde más altura que la primera vez. Entonces el piloto vuelve a jalar el volante y sube más rápido y más alto que el ciclo anterior. El ciclo se repite y el piloto se sale de control cada más de con cada ciclo.

Dejar de reaccionar

Es muy fácil caer en la misma trampa con datos. Un informe automatizado muestra de un vistazo un aspecto particular de la empresa que esta funcionando bien. No se necesita tomar acción. Pero tarde o temprano, el informe nos muestra que estamos en amarillo, por lo que reaccionamos para que podamos volver al verde.  Una vez que volvemos al verde decimos 'bien hecho' y nos concentramos en otras cosas. Más tarde el sistema nos dice que estamos en color rojo, por lo que necesitamos reunir al equipo e implementar contramedidas para regresar al color verde nuevamente. Cuando llegamos  al verde, creemos que nuestras contramedidas funcionaron, pero ¿realmente entendimos el problema?

El sistema de gestión de datos no significa 'piloto automático'

La oscilación inducida por el piloto en ambos escenarios ocurrió porque nadie estaba enfocado en los detalles pequeños y sutiles para mantener el vuelo recto y nivelado. Tales hechos requieren una comprensión continua de lo que Estado Actual cambiante. Los sofisticados sistemas de datos pueden hacer que sea muy fácil caer detrás en este exceso de confianza.

Simple, Visual, Manual

Los sistemas de gestión visual tiene un increíble valor. Por otro lado, podría correr mi negocio sin controles visuales, pero claro esta que el proceso sería más lento y requeriría de más personas. Aunque lo importante es que sí podría hacerse.

En mis días trabajando de policía, practicamos lo que haríamos si se apagara el Sistema de Respuesta de Emergencia por computadora (ERP Emergency Response Plan del mundo policial). el CAD se apagaba algunas veces por año para asegurarnos  de que podíamos ser competentes en el intercambio de información y prestación de servicios sin tecnología. 

En Gemba Academy no apagamos el sistema, pero gestionamos manualmente las transacciones con el objetivo de obtener una comprensión más profunda de nuestro estado actual en constante cambio. Nuestros sistemas de gestión de datos son la fuente primaria de la verdad. A partir de ahí, escribimos información transaccional de forma manual en nuestro pizarrón de gestión visual. El hecho de escribir solo unas cuantas palabras y cifras nos es de gran utilidad para contestar algunas preguntas y genera otras.  Revela lo que de alguna manera era desconocido y nos permite tomar medidas apropiadas antes de que se presenten condiciones no deseadas. 

Ser pro activo en lugar de reactivo

En resumen, esto nos ayuda a enfocarnos en las cosas correctas y pensar antes de los problemas, en lugar de simplemente reaccionar a ellos. Eliminará la oscilación inducida por el piloto.