Cómo resolver problemas en tan solo cinco días

Por Ana Cruz • September 22, 2017

Artículo escrito por: Jon Miller

Traducción: Ana Cruz

¿Cómo podemos resolver problemas y probar nuevas ideas en tan solo cinco días? Si son personas experimentadas en Lean posiblemente dirán "llevando a cabo un Evento Kaizen". Conocido con dijerentes nombres, la iniciativa de mejora rápida de cinco días ha ayudado a muchas compañía a re-diseñar procesos y productos trayendo resultados de dos dígitos durante más de veinte años. El libro Sprint: How to Solve Big Problemas and Test New Ideas in Just Five Days fue escrito en el 2016 por Jake Knapp, John Zeratsky y Branden Kowitz un trio de Google Ventures. Ellos describen el Sprint como un proceso de cinco días para desarrollar nuevos productos y nuevas ideas de negocios.

El libro lleva al lector a través de cada uno de los días del proceso con diagramas muy útiles, ilustraciones, fotografías y consejos prácticos. Este es un resumen del proceso:

  • Preparación: definir el problema que tenemos, seleccionar al equipo, agendas los tiempos del equipo, reservar un salón.
  • Lunes: acordar un objetivo a largo plazo, describir el problema, entrevistar a los expertos, reducir el enfoque.
  • Martes: proponer ideas, escribir soluciones en papel.
  • Miércoles: elegir las mejores soluciones, mantener ideas competitivas, crear un plan de pruebas.
  • Jueves: construir una simulación, crear un mejor prototipo para realizar otra prueba.
  • Viernes: obtener retroalimentación  e información de los clientes, planear los próximos pasos.

Para aquellos que no han experimentado un Evento Kaizen, la secuencia de pasos es muy parecida, pero con mayor enfoque en el área donde se lleva a cabo el trabajo o Gemba, mientras que el enfoque de Sprint deja este paso hasta el final cuando hay interacción visible del cliente con el prototipo del nuevo producto o servicio.

¿Por qué cinco días? ¿por qué no cuatro o seis? Para los consultores japoneses que introdujeron el Evento Kaizen en Occidente, fue muy conveniente vender la idea de un evento de cinco días, ya que son los días hábiles de una semana laboral, de esa manera no tenían que preocuparse por ningún tipo de perdidas al atravesarse el fin de semana. El por qué el método de Sprint es de cinco días, no lo tenemos muy claro, pero tomando en cuenta su alcance, horas y espacio, parece que podría realizarse fácilmente en tan solo 3 o 4 días. O también podrían realizar 2-3 sesiones en un periodo de dos semanas. Una semana es una idea que funciona perfectamente para un evento de mejora rápida, pero esto no significa que sea la única forma de hacerse.

En este libro, los autores mencionan que es mejor atacar los problemas más grandes, "entre más grande, mejor". Pero no debería ser así, no debemos escoger  problemas compuesto de varios problemas más pequeños, problemas complejos, o cualquier aquel que sea más grande que nuestro propio alcance. El mensaje propuesto por los autores de este libro dice que el tema debe ser lo suficientemente grande y ambicioso para generar un sentido de urgencia, enfocar la energía creativa de las personas, pero creemos que 'más grande' no siempre es mejor, inclusive en esos términos.

Los autores también nos dan consejos sobre cómo crear el equipo Sprint. Y refleja bastante lo que practicantes de Lean han venido aprendiendo y haciendo durante muchos años, por ejemplo limitar los equipos a siete personas, tener un equipo multifuncional e incluir desde aquel que crea problemas o es escéptico, aquellos que toman las decisiones durante el Sprint y además contar con un facilitador. Estas prácticas están estrechamente relacionadas con la psicología humana y dinámica de grupos y tiene muy poco que ver con los Sprints, Kaizen, innovación de negocios o mejora de procesos. 

Un buen consejo es "resolver la superficie primero" antes de sumergirnos en un sistema de soluciones más técnico. El proceso Sprint permite probar cómo un cliente interactuaría con un prototipo de producto o servicio antes de invertir más y hacerlo más fuerte.  Este es un ejemplo de observar y escuchar al cliente, experimentando con prototipos rápidos e intentar solucionar problemas con soluciones simples, todo lo que comúnmente se ve en los círculos de gestión Lean.

¿Por qué Sprint? ¿Por qué no diseñar trabajo diario para buscar la mejora, la resolución de problemas, la experimentación y la toma de decisiones críticas? Esta pregunta ha sido hecha y contestada durante los últimos 10 años de trabajo Lean.  Muchas compañías pretender obtener una transformación casi exclusivamente como resultado de una serie de Eventos Kaizen, pero fallan en el momento de mantener los logros alcanzados. Hoy en día la mayoría de las prácticas se apoyan en un balance de mejoras de tipo Sprint, basándose en un plan de extremo extremo, y sosnteniéndolo a través de los ciclos diarios de mejora, entrenamientos y aprendizaje. El co autor del libro Jake Knapp, se acredita la invención del Sprint. El cual puede ser un invento independiente, o el resultado de modificaciones y aplicaciones efectivas de eventos de mejora de cinco días o Kaizen realizados por Jake. La respuesta de los autores a ¿Por qué Sprint? es que en su experiencia, la resolución de problemas y toma de decisiones tradicionales tarda demasiado tiempo o no se realiza correctamente. La solución que proponen es el Sprint o acciones a toda velocidad en periodos cortos de tiempo.  ¿Por qué esperar tanto tiempo?  ¿por qué dejamos que la toma de decisiones importantes tomen más tiempo y esfuerzo del que realmente requieren? ¿cuáles son los comportamientos y creencias Causa Raíz? Basados en esto, ¿qué otros métodos aparte de Sprint se necesitan para generar sin problema el espíritu empresarial, innovación y desarrollo de nuevos productos y nuevos negocios?

Inclusive si ustedes son experimentados facilitadores de Eventos Kaizen, este libro les hará buenos recordatorios sobre cómo planear y ejecutar talleres de cinco días tipo Sprint. Los ejemplos, gráficas  y prácticas de lluvias de ideas tales como 'Crazy 8' por seguro reforzaran la caja de herramientas de un facilitador, especialmente para talleres de desarrollo de nuevos productos y nuevos negocios. Les recomiendo este libro a las personas que les gusta inventar nuevos productos y servicios, para cualquier persona involucrada en la gestión Lean y para los facilitadores de Eventos Kaizen.

Terminología:

Sprint: Correr a toda velocidad en un periodo corto de tiempo.