¿Cómo entreno a mi equipo?

Por Ana Cruz • February 10, 2017

Artículo escrito por: Steve Kane

Traducción: Ana Cruz

Me gusta pensar que una parte importante del trabajo de un buen líder es enseñar, entrenar, ser un mentor e inspirar. Y el trabajar con gente que realiza bien estos pasos, es muy gratificante. El problema es que hay muy poco y en ocasiones nada de material de entrenamiento sobre estas áreas cuando gente hace la transición y toman una posición de liderazgo.

Recientemente estuve trabajando con un cliente que funge como supervisora en una empresa de distribución. Además, ella es nueva en Lean y le han asignado entrenar a su equipo para que trabajen de manera autónoma y de esta manera cumplan con los requerimientos del cliente y mejoren los procesos continuamente. Ella me preguntó ¿Cómo entreno a mi equipo? Es una pregunta muy simple, pero ciertamente tiene una respuesta muy complicada. Por ello, aquí les comparto algunos puntos sobre cómo enseñar a otros. Por favor tomen en cuenta que yo no soy un maestro entrenado, sin embargo he facilitado muchos eventos de entrenamiento en diferentes áreas de trabajo.

Conoce tu propósito

Entrenar por el solo hecho de entrenar es inefectivo, una pérdida de tiempo para todos los involucrados y perjudica la moral. Tengan un claro entendimiento del por qué están presentado información a ese grupo de personas y también asegúrense de que ellos comprenden el por qué. El entrenamiento Lean es efectuado ya sea para volver el trabajo más fácil, de mejor calidad, más rápido y más barato.

Ten claro qué es el éxito

No existe un substituto para la preparación. Comiencen su preparación  aclarando qué es lo que los estudiantes aprenderán al final del curso. Mantengan el objetivo simple y claro. Un ejemplo es "Los participantes aprenderán qué son los 7 Desperdicios y lograrán identificar tres ejemplos de cada uno de ellos en el Gemba".

Crear un Mapa del Mensaje

El Mapa del Mensaje es una documento muy simple que  sirve como guía al instructor a través de el evento de entrenamiento, listando las actividades, contenido del entrenamiento, y puntos de discusión con un margen de tiempo. Aquí está un ejemplo:

  • 2 Min | Sesión de Introducción y Propósito - Aprender a identificar y eliminar el desperdicio para hacer nuestro trabajo más fácil.
  • 12 Min | Video de Gemba Academy: Resumen de los 7 Desperdicios
  • 5 Min | Cuestionario de los 7 Desperdicios ( Invitar a los participantes a discutir sobre las respuestas)
  • 10 Min | Discusión: Dar un ejemplo de Valor Agregado, Sin Valor Agregado, o Desperdicio que existe dentro de la organización
  • 1 Min | Cerrar; Fecha, hora y locación de la sesión

Usar métodos de aprendizaje que generen una experiencia

Los intervalos de atención son cortos y las tasas de retención de conocimiento son bajas cuando las personas están inactivas. Mejorar la experiencia de aprendizaje haciendo que los participantes sean físicamente activos durante el entrenamiento.

Jamie Parker de FedEx Office hace esto proporcionando a los participantes un grupo de tarjetas con los nombres de los Desperdicios escritos. Las tarjetas miden aproximadamente 9 x 14 pulgadas. Cada grupo de tarjetas tiene los 7 Desperdicios impresos en ellas.

Después, Jamie muestra imágenes de los ejemplos cotidianos de desperdicios tales como, personas que están de pie en una fila en el aeropuerto, faltas de ortografía en un letrero, etc. Ahora les pide a los participantes que muestren la tarjeta con el desperdicio que corresponde a cada uno de los ejemplos.

Esta pequeña participación física aumenta el compromiso, hace que el ejercicio sea más divertido y tenga como resultado una mayor retención de la información impartida.

No intentes ser un 'experto' (Al menos que en realidad lo seas)

Esta bien dejar que el material de entrenamiento hable por si mismo. Enfoquen su atención en ser un buen facilitador. Las preguntas vendrán. Cuando así sea, invite a otros participantes a contestar también. Motivelos a generar discusiones.  Para muchos, esta es una fase muy efectiva de aprendizaje.

Revisar y Marcar

Revise el contenido del entrenamiento  de una manera consiente y si es necesario comenzar de nuevo hágalo, ademas de hacer anotaciones de puntos clave. Marque los temas de aprendizaje dejando espacios en blanco para ser llenados durante los ejercicios,  además de preparar pregunta simples.  Al repasar lo que se acaba de aprender ayudará enormemente para la retención de la información. Finalmente, vayan al Gemba  y apliquen lo que aprendieron inmediatamente.

Dar seguimiento para verificar retención

Nuevamente les repito, el entrenar sin un propósito es una pérdida de tiempo. Dé continuidad al entrenamiento retando a los participantes a que compartan cómo han aplicado sus conocimientos en su trabajo. En esta fase es donde realmente nos damos cuenta de lo que aprendieron.  Además con esto les damos un mensaje de que el entrenamiento era en serio y con un objetivo.

Revise continuamente lo que está sucediendo en el Gemba hasta que veamos que la aplicación de lo que aprendieron se convierte en un hábito. Su principal reto es prevenir que haya entropía. Al hacer esto consistentemente estableceremos de una manera solida el patrón de aprender, hacer y mejorar. Y entre más lo hagan, más fácil se tornará.