¡Vamos A Crear Un VSM Del Estado Futuro!

Por Ana Cruz • November 25, 2016

Artículo escrito por: Ron Pereira

Traducción: Ana Cruz

Guión original (4/14/14): Tenemos disponible un podcast que realizamos con Karen Martin sobre el Mapa de la Cadena de Valor que usted puede escuchar dando CLIC AQUÍ.

Continuando con nuestra serie sobre VSM hablemos ahora de el Estado Futuro. Si acaba de comenzar a leer estos artículos lo invito a que revise los que hemos escrito anteriormente, para encontrarlos de clic en los siguientes enlaces:

¡Tengo un Sueño!

El proceso de crear un VSM del Estado Futuro es muy emocionante ya que es cuando la creatividad y emociones se juntan, este es el momento donde podemos soñar un poco para crear un lugar de trabajo más productivo, seguro y mejor. Y le recomendamos divertirse durante este proceso.

En el último artículo que escribimos sobre el VSM del Estado Actual de la compañía ficticia de sandwiches de crema de maní y mermelada obtuvimos los siguientes datos:

  1. Tenemos un Tiempo de Entrega (PLT) de 2.39 días
  2. Tiempo Total de Valor Agregado (VA/T) de 97 segundos
  3. Proceso de Eficiencia de Ciclo (PCE) de 0.15%

Como se puede ver, tenemos una gran oportunidad de mejorar y a pesar de que este es un ejemplo ficticio creo que podemos encontrar oportunidades de operación similares en su empresa. Veamos que mejoras podemos lograr nosotros.

Paso 1: Crear una Gráfica de Tiempo de Ciclo/Takt Time

De la información que recolectamos cuando creamos el VSM del Estado Actual pudimos obtener el Tiempo de Ciclo y el Takt Time así que lo ilustramos con una gráfica. Esta gráfica nos ayudará a comparar el Tiempo de Ciclo individual con el Takt Time general de nuestro proceso.

Future Vsm 1

Este es un paso muy importante ya que nos ayudará a tomar decisiones sobre cómo y qué mejorar en nuestros siguientes pasos. Como pueden ver ambos pasos tanto el de la aplicación de la crema de maní como el de la aplicación de mermelada están por debajo del Takt Time. Sin embargo, el paso de empaque está por encima de el Takt Time lo cuál debe alertarnos. En el Estado Actual de nuestro VSM no éramos capaces de satisfacer las demandas del cliente al menos que usaremos horas extra de trabajo.

Paso 2: Decidir si produciremos para almacenar o por orden

El siguiente paso es decidir que tipo de modelo de distribución implementaremos. ¿Construiremos un Supermercado de productos terminados o enviaremos al cliente directamente?.

En nuestro ejemplo solamente producimos un producto y la demanda del cliente es relativamente estable por lo que tendría mucha lógica implementar un modelo de producción por orden. Esto significa que solo produciremos lo que el cliente pida y cuando lo pida.

Future Vsm 2

Pero como sabemos que la mayoría de las empresas producen más de un producto y batallan con las predicciones de ventas, el construir un Supermercado de productos terminados es recomendable en muchas ocasiones, y muchos se podrán preguntar ¿qué esto no es crear inventario? ¿este es uno de los 7 Desperdicios?, a lo que les puedo responder que la diferencia aquí es que nosotros controlamos el inventario y no dejamos que los niveles de inventario nos controlen a nosotros.

Por ejemplo, nos imaginaremos que el personal de KB&R Inc decidieron implementar un Supermercado de productos terminados donde almacenarán 0.5 días de suministro (PB&A sandwiches) antes de enviarlo, tal como lo mostramos en nuestra foto de arriba.

Paso 3: Calcular el Tamaño Óptimo de Personal e implementar el Flujo de Una Sola Pieza

En este momento los operadores de KB&R trabajan de manera aislada, podríamos decir que todos trabajan a su propio ritmo. Siempre que sea posible, como practicantes Lean debemos lograr que todos los pasos de operación del proceso trabajen al mismo ritmo o Takt Time.

Future Vsm 3

Tal y como aprendimos en el paso 1, tanto el Tiempo de Ciclo de aplicación de crema de maní como la mermelada están por debajo del Takt Time pero el paso de Empaque esta muy por encima por lo que necesitamos arreglar esta situación.

La solución es balancear el trabajo e implementar el Flujo de Una Sola Pieza, para ello el equipo primero calculó el Tamaño Óptimo del Personal (OCS - Optimal Crew Size) para el proceso completo de la producción de sandwiches.

Para hacer esto, dividieron el Tiempo de Ciclo total de producción de un sandwich que es de 97 segundos entre el Takt Time de 38.6 segundos. Y como resultado obtuvieron un Tamaño Óptimo de Personal de 2.5 operadores pero ya que no podemos dividir a una persona por la mitad lo redondearon a 3 operadores.

Si el equipo es capaz de reducir su Tiempo de Ciclo total a menos de 77 segundos el Tamaño Óptimo de Personal podría reducirse a 2 personas, dejando libre a la tercer persona para que pueda realizar otras actividades con Valor Agregado.

Después el equipo trabajó con su mentor de Lean y diseñaron una celda de trabajo en forma de 'U' donde los 3 operadores podían trabajar con el sistema de Flujo de Una Sola Pieza. Una vez que el trabajo fue distribuido el equipo pudo producir un PB&J sandwich en aproximadamente 32 segundos pero el Tiempo de Ciclo total para que un sandwich este completado es de 97 segundos.

Paso 4: Cando el Flujo de Una Pieza no es posible tenemos que Jalar

Cuando construimos un Supermercado tenemos que tener una forma de comunicar cuando se debe y cuando no se debe producir y para ello existen varias formas de hacerlo, pero la más fácil es lo que llamamos Kanban

Future Vsm 4

No podemos ahondar a mucho de talle en cómo calcular el número de Kansan que debemos implementar pero se los explicaré a grandes rasgos. Cuando un cliente envía una orden de 10 sandwiches PB&J lo que suponemos es una cantidad que normalmente ordenan, un Kansan de Retiro de 10 sandwiches es enviado al Supermercado de productos terminados. El operador de Envío jala una paleta de 10 sandwiches y los envía al cliente. Ahora esto deja un vacío en el Supermercado, por lo que un Kansan de Producción para producir 10 sandwiches es enviado a la Celda U de producción. Este Kansan de Producción básicamente dice 'hey, acabamos de enviar 10 sandwiches y necesitamos rellenar el vacío que dejamos, ayudenos a hace 10 sandwiches por favor'.

Además el equipo de la cadena de suministro estuvo trabajando con su proveedor y negociando entregas cortas pero frecuentes o lo que se conoce en inglés como Milk Run, Esto le permite al equipo solamente almacenar 0.5 días de 'pan' en un Supermercado de Trabajo en Proceso (WIP) localizado antes de la Celda de Trabajo U. Y nuevamente repito, un Kansan y un Puesto Kansan (Símbolo en forma de meta en un VSM) son usados para indicar reposición en este Supermercado WIP.

Finalmente la implementación de Kansan le permitió al equipo eliminar su programación de producción MRP y convertirla en un sistema ERP, y aquellos que practicamos Lean nos emocionamos con este cambio.

Paso 5: Mejorar la Comunicación y Programar el Marcapasos

Hasta ahora hemos mejorado bastante el flujo del material y la mano de obra. Ahora es tiempo de enfocarnos y equilibrar la información. En lugar de programar cada uno de los pasos del proceso de manera aislada o en 'islas', el método Lean nos incita a programar un solo proceso y este es denominado 'Proceso Marcapaso' ya que este establecerá el ritmo de todo el sistema

Resumen

En nuestro papel hemos trazado grandes mejoras. Tiempo de Espera (PLT) cambió de 2.39 días a tan solo 1 día. La Eficiencia del Ciclo de Procesos (PCE) cambió de 0.15% a 0.358%.

A continuación hablaremos de nuestro Plan de Acción y cómo lograr hacer los cambios que hemos encontrado de nuestro VSM del Estado Actual a nuestro VSM del Estado Futuro. Si tiene alguna pregunta o comentario por favor compártalo con nosotros en nuestro enlace de comentarios al final de este artículo.

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Lea el siguiente artículo de esta serie: Introducción al Periódico Kaizen


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La definición de Marcapasos es aquel paso más cercano al cliente en el proceso, es decir, aquel al que fluyen todos los pasos anteriores. En nuestro ejemplo el Envío debería ser nuestro Marcapasos ya que el Supermercado después de la Célula de Producción U técnicamente impide el flujo. Entonces decidimos programar la producción en el paso de Envío. Una vez que Envío recibe la instrucción de qué deben producir, este alertará al proceso anterior o 'aguas arriba' a través de un Kanban.

También el equipo ha decidido circular la comunicación con sus clientes y proveedores. Estas dos formas de comunicación ayudarán a todas las partes involucradas a prepararse para acontecimientos como las fluctuaciones en la demanda.